• зачем нужно организовать встречу (не проще ли решить вопрос по телефону или отправить сообщение?);

• кто и почему должен присутствовать на встрече;

• какие вопросы будут обсуждаться;

• какой результат вы хотите получить от этой встречи.

Если вы хотите, чтобы мероприятие было продуктивным, ответы на эти вопросы должны знать все его участники. Итак, если встречи отнимают у вас очень много времени, не забывайте уточнять:

• цель встречи;

• отведенную вам роль;

• каких результатов вы планируете достичь по ее окончании.

Если до проведения встречи вам не известны ответы на эти три вопроса, в первую очередь выясните, почему вы приглашены, обязательно ли ваше присутствие на протяжении всей встречи или же вы можете присутствовать при рассмотрении касающегося вас вопроса, а с остальными ознакомиться по протоколу.

Несомненно, бывают ситуации, когда не обойтись без личных встреч. Например:

• если вы не встречались с этим человеком раньше;

• когда вам нужно составить собственное мнение о том, как взаимодействуют другие, или лично оценить чьи-то способности;

• если личный контакт может ускорить решение вопроса;

• когда вопрос настолько тонкий, что язык движений и жестов может оказаться важнее слов.

Во всех остальных случаях предпочтительнее решать вопрос по телефону, с помощью факса или конференц-связи.

Эффективно используем время поездок

Поездки зачастую связаны с посещением различных мероприятий и деловых встреч. Переезды, что ни говори, способствуют пустой трате времени, особенно если нужно преодолеть значительные расстояния. Поэтому всегда интересуйтесь целью поездки. Если вы любите командировки или у вас возникла необходимость провести деловую встречу далеко за пределами города, извлеките как можно больше пользы из этого «потерянного» времени.